Trotz weitgehend digitaler Geschäftsabläufe gehört der Umgang mit Papier nach wie vor in vielen Firmen zum Tagesgeschäft. Dies gilt ganz besonders für die Immobilienwirtschaft. Gesucht wurde nach einer Lösung, die sowohl Dokumente der Tagespost als auch die Altakten aus früheren Verwaltungszeiträumen allen Immobilienmanagern im Unternehmen zugänglich macht – ganz gleich an welchem Ort diese sich gerade befinden.
Wir entschieden uns für die Einführung eines Enterprise Content Management Systems (ECM) mit nahtloser Integration in die bestehende IT-Systemlandschaft. Papierdokumente werden zentral mit leistungsfähigen Industriescannern digitalisiert und anschließend vollautomatisch in maschinenlesbaren Text umgewandelt. Das OCR-Verfahren (Optical Character Recognition) erkennt dabei maschinengeschriebenen Text auch nach mehrmaligem Kopieren oder dem Versenden per Fax. Zusätzlich erhalten alle Dokumente eine Barcode-Kennung und werden nach Kategorien wie Immobilie, Adresse und Mietvertrag verschlagwortet.
Einmal digitalisiert stehen die Dokumente allen autorisierten Mitarbeitern und auch den Auftraggebern als PDFs zur Verfügung. Asset Manager der Auftragsunternehmen greifen über einen gesicherten Internet Zugang direkt auf Mieterakten und Verträge zu. Das lästige Suchen in Handakten gehört der Vergangenheit an. Mit den Papieroriginalen wird im Property Management Alltag nicht mehr gearbeitet – sie werden sicher im Akten Archiv gelagert. Sollte doch einmal ein Original Dokument benötigt werden, kann über den Barcode in der Datenbank sofort der Standort der Akte im Archiv ermittelt werden. Innerhalb weniger Stunden steht das Dokument im Original zur Verfügung.
Sprechen Sie uns an: //Iris Rabener, //Ingo Rau, //Jürgen Neumann