Kleiner Einblick in eines unserer aktuellen Projekte…

Für ein seit vielen Jahren laufendes Qualifizierungsprogramm entsteht derzeit eine quelloffene, webbasierte Softwareanwendung. Das Projekt begann schon vor einigen Jahren – damals noch ohne die econauten. Eine Fülle fachlicher Abläufe wurde beschrieben und als Anforderungen an eine neue Software zusammengetragen. 2021 stellte die Senatsverwaltung die Ausschreibungsunterlagen fertig.

Im selben Jahr beherrschte und veränderte Corona bereits den Alltag – auch den Arbeitsalltag. Homeoffice, Online-Konferenzen und viele neue digitale Tools wurden selbstverständlich. Auch im genannten Qualifizierungsprogramm fanden diese Veränderungen statt.

Während dieser Zeit waren IT-Dienstleister stark nachgefragt. Eine schwierige Situation für Auftraggeber, denn viele der Dienstleister waren ausgebucht und Projekte konnten nicht zeitnah umgesetzt werden. Auch Ausschreibung und Beginn des hier beschriebenen Projekts verzögerten sich.
Als es schließlich doch ausgeschrieben werden konnte und ein IT-Dienstleister gefunden wurde, hatten sich die Arbeitsrealitäten im Qualifizierungsprogramm bereits stark verändert.

Die Differenz zwischen Ausschreibung und den tatsächlichen Anforderungen war der Senatsverwaltung bewusst. Deshalb suchte sie gezielt nach jemandem, der die Zusammenarbeit zwischen Verwaltung und IT-Dienstleister moderiert.

Die Entscheidung fiel auf uns – die econauten. Im Projekt agieren wir als Berater und Product Owner und helfen dabei, die fachlichen Anforderungen präzise zu formulieren. Wir übersetzen und vermitteln zwischen fachlichen Anforderern und technischen Umsetzern.

Seit über 20 Jahren beraten wir mittlere und große Organisationen bei ihren digitalen Transformationen. Unsere Kunden profitieren vom reichem Erfahrungsschatz und unserem umfangreichen Know-how bei der Lösung technischer wie auch organisationaler Herausforderungen. Wir sind immer beides, Berater und Manager, denn wir liefern nicht nur Empfehlungen, sondern unterstützen ganz konkret und persönlich, von der Strategieentwicklung über die Konzeption bis zur Projektumsetzung. Wir rücken die Menschen in den Fokus, helfen Ängste und Bedenken abzubauen.

Unsere Erfahrung zeigt: Motivierte Menschen, die es für ein erfolgreiches IT-Projekt braucht, sind überwiegend bereits vor Ort – auch in der Berliner Verwaltung.

Wer in Berlin seinen Reisepass verlängern will, braucht Geduld und starke Nerven. Die Online-Suche auf service.berlin.de nach einem beliebigen Termin an einem beliebigen Standort ergibt seit Monaten genau 0 Treffer. Ist der Hauptgrund für derart schlechte Digitalisierung die Inkompetenz auf Leitungsebene oder gibt es noch andere Ursachen? Eine könnte lauten:

Fachkräftemangel.

Der, so sagen Experten ist branchenübergreifend zu beobachten und wird sich weiter verschärfen, wenn viele Babyboomer demnächst in Rente gehen. Wissen und Erfahrung nehmen sie gleich mit in den Ruhestand, denn häufig mangelt es an Nachwuchs an den sie ihr Know-how weitergeben könnten. Viele der zu erledigenden Aufgaben gelten heute als unattraktiv. Wer sich beruflich orientiert sucht immer öfter nach Sinn in der Arbeit – und besserer Bezahlung.

Ein Problem, das nicht allein auf Behörden beschränkt ist. Auch Unternehmen können viele der benötigten Stellen nicht mehr ausreichend mit Fachkräften besetzen. Zwei Wege – geschickt kombiniert – sollen herausführen aus der Misere. Sie heißen “attraktiver werden als Arbeitgeber” und “Digitalisierung”. Für immer weniger Menschen in den Organisationen werden anspruchsvollere, besser bezahlte Stellen geschaffen. Computer und Roboter übernehmen eintönige und wiederkehrenden Aufgaben. So die Theorie.

In der Realität aber straucheln viele Projekte, die die ersehnte Automation bringen sollen, bereits in der Anfangsphase. Der Grund auch hier: Fachkräftemangel. Denn die digitale Transformation ist anspruchsvoll und erfahrenes IT Personal ist besonders rar. Ein Teufelskreis.

Für Organisationen die nicht über ausreichend eigene IT-Kompetenz verfügen, ist die Projektvergabe nach Außen dann oft der einzige Weg. Zusammen mit der Aufgabe glaubt mancher gleich die komplette Verantwortung für den Projekterfolg delegieren zu können. Damit sich dieser wirklich einstellt, sind jedoch vor allem die Beauftragenden gefragt. Externe IT-Dienstleister brauchen kompetente Counterparts in den Organisationen, um nicht am Bedarf vorbei und jenseits aller vereinbarten Budgets zu entwickeln. Doch auch hier zeigt sich der Fachkräftemangel. Sowohl auf Fach- als auch auf Leitungsebene fehlt häufig die Erfahrung im Umgang mit digitalen Transformationsprojekten.

Schließen lässt sich diese Lücke mit Experten auf Zeit. Teams wie die econauten gehen als Lotsen mit an Bord, um Organisationen fit zu machen für die digitale Transformation. Das Ziel: Kontinuierlicher Know-how Aufbau im laufenden Projekt. Projektteilnehmer aus den Organisationen werden befähigt auch komplexe IT-Projekte eigenständig zu managen. Dem Fachkräftemangel wirken Organisationen so gleich auf zwei Ebenen entgegen. Sie schaffen neue, attraktive Aufgaben für motivierte Mitarbeiter und setzen diese ein, um die Digitalisierung voran zu bringen.

Die Menschen die es dafür braucht sind überwiegend bereits vor Ort – auch in der Berliner Verwaltung.

Digitaler Wandel und die Veränderungen für den Prozess der Immobilienbewertung waren Themen der Fachvorträge und Diskussionen auf dem Pfandbriefdialog. Als eine der großen deutschen Pfandbriefbanken hat sich die Berlin Hyp AG zum Ziel gesetzt, die Digitale Transformation der Immobilienbranche aktiv mitzugestalten und voranzutreiben. Einen Einblick in die Aktivitäten und Projekte gab es am 19.06.2019 auf dem Pfandbriefdialog in Berlin.

Ingo Rau berichtete in seinem Vortrag von den Herausforderungen einer abteilungsübergreifend einheitlichen Definition Bank-fachlicher Begriffe. Sie fließen ein in ein aktualisiertes Datenmodell und sind die Basis für neue IT-Anwendungen bei der Berlin Hyp . Erhoben und dokumentiert wurden die Daten in DMX – einer semantischen Datenbank die speziell für Abbildung vernetzter Informationen geeignet ist.

Mit dem neuen Springer Buch “Business Process Management Cases – Digital Innovation and Business Transformation in Practice” präsentieren die Herausgeber Prof. Dr. Jan vom Brocke und Prof. Dr. Jan Mendling die erste umfangreiche Zusammenfassung realer BPM Anwendungsfälle aus der ganzen Welt. Wir freuen uns, mit unserem Praxisbericht “Managing Environmental Protection processes via BPM at Deutsche Bahn” einen der insgesamt 31 Fälle präsentieren zu können.

Mehr Details zum Buch: http://www.bpm-cases.com

Overview

This Springer book is the first to present a rich selection of real-world cases on Business Process Management. It reports on best practice as well as lessons learned from organizations that have leveraged Business Process Management (BPM) to innovation and transform their business.

Digitalisierung der Geschäftsprozesse steht heute bei allen Unternehmen auf der Agenda. Aber wie kommt man von den Silos der Fachabteilungen zu End-to-End Prozessen? Wie findet man die richtige Balance zwischen Kundenerlebnis und operationeller Exzellenz? Ingo Rau von den econauten zeigt an praktischen Beispielen, wie die Transformation zur kundenorientierten Prozessorganisation gelingt und der Digitale Wandel gestartet wird.

 

Einblicke in modellgetriebene Prozessautomation

Vortrag im Rahmen des XING Experten Talk| BPM-Club (hier geht’s zu den Event-Details)

Referent: Ingo Rau – econauten

Datum: 20.09.17 – Beginn: 18.00 Uhr (Berlin)

Veranstaltungsort: adesso AG, Rotherstraße 19, 10245 Berlin

Die Teilnahme ist kostenfrei! (die Anzahl der Teilnehmer ist aber begrenzt). Jetzt anmelden und mitdiskutieren. (Bitte buchen Sie kostenfrei ein oder mehrere Tickets über den XING-Buchungsdialog.)

Der Vortrag gibt Einblicke in erfolgreiche Digitalisierungsprojekte. Erleben Sie an Live-Beispielen und mit aktuellen Werkzeugen den Weg vom Modell zur Automation für Prozesse (BPMN), Entscheidungen (DMN) und Fallbearbeitung (CMMN).

Geschäftsprozesse sind trotz fortschreitender Digitalisierung häufig noch erstaunlich un-digital organisiert. Wir sind umgeben von digitalen Werkzeugen, aber im Kern ersetzt der PC noch immer die Schreibmaschine und E-Mail die Hauspost. An den Prozessen selbst hat sich durch die Einführung von Informationstechnik oft nicht viel geändert. In etlichen Unternehmensbereichen sind Prozesse daher geprägt von Medienbrüchen, einer heterogenen IT-Landschaft, Abteilungsgrenzen und Papierdokumenten.

In digitalisierten Geschäftsprozessen wird das Prozessmodell von einer Prozessengine (BPMS) ausgeführt. Je nach Aufgabenstellung kann der Prozess komplett vom IT-System übernommen oder mit Anteilen menschlicher Interaktion ablaufen. Der Computer erledigt dabei standardisierte Routinearbeiten wie das Kopieren von Daten, die Interaktion mit anderen IT-Systemen, die Überwachung von Fristen etc. Der Mensch übernimmt im Idealfall Arbeiten, bei denen sein Wissen und seine Erfahrung gefordert sind.

Als Gastreferentin bei der Deutschen Gesellschaft für Qualität zeigt Iris Rabener von den econauten IT-Tools und konkrete Beispiele aus der Praxis. Wie sieht ein Prozess vor und nach der Digitalisierung aus? Wie werden Geschäftsregeln in Entscheidungstabellen abgebildet? Wie passen digitalisierte Geschäftsprozesse und Agilität zusammen?

Melden Sie sich kostenfrei an: https://shop.dgq.de/products/digitalisierung-in-der-praxis

(von Ingo Rau)

 

Vielleicht hätte ich doch Zahnarzt werden sollen. Zugegeben – nicht gerade mein Traumberuf, aber in Zeiten digitalen Wandels eine sichere Bank. Analysten der ING DiBa[1] schätzen, dass lediglich 1% der Human- und Zahnmediziner in den nächsten Jahren ihren Job verlieren werden – an digitale Systeme und Roboter, die ihre Arbeit besser, schneller und kostengünstiger erledigen.

Deutlich düsterer sieht es bei vielen anderen Berufsgruppen aus. Vom Lastwagenfahrer bis zur Bürokraft reicht das Spektrum aussterbender Berufe. Rund 59% der Arbeitsplätze insgesamt seien in Deutschland gefährdet – so das Fazit von Carsten Brzeski und Inga Burk, die eine renommierte Studie von Carl Benedikt Frey und Michael Osborne (2013) zur Wahrscheinlichkeit der Robotisierung des amerikanischen Arbeitsmarktes auf Deutschland übertragen haben.

Fast wöchentlich lesen wir von Digitaler Transformation, von beeindruckenden Fortschritten in Robotik und künstlicher Intelligenz und vom Anpassungsdruck den der digitale Wandel uns Menschen abverlangt. Werden wir alle wegrationalisiert – bangend, ob das bedingungslose Grundeinkommen rechtzeitig kommt? Oder entstehen im Zuge dieses Wandels neue Formen der Arbeit, die die alten ersetzen?

Neue Arbeit

… ist mehr als alte Arbeit mit Internetanschluss.“ Titelt treffsicher die brandeins in ihrer Märzausgabe[2]. Dass uns große Veränderungen der Arbeitswelt in den nächsten 5 bis 10 Jahren bevorstehen, bezweifelt darin kaum jemand. Und doch scheint es erhebliche Unsicherheiten darüber zu geben, welchen konkreten Effekt leistungsfähigere Computer auf menschliche Arbeit haben werden. Gegen unmittelbare Panik sprechen Prognosen, die das Institut für Arbeitsmarkt- und Berufsforschung (IAB)[3] veröffentlicht hat. 2017 werden mehr Menschen in Deutschland einer sozialversicherungspflichtigen Tätigkeit nachgehen, als jemals zuvor.

Eine gute Ausgangslage, um sich von Angstmache und Glaskugel Guckerei zu lösen. Fest steht offenbar: Der digitale Wandel kommt, und es wird nicht Jahrzehnte dauern, bis er die Art wie wir arbeiten und leben fundamental verändert. Zeit also für die individuelle Positionsbestimmung – als Mensch, als Arbeitnehmer, als Unternehmen. Was haben diese Veränderungen mit uns zu tun? Was ist heute schon möglich in Sachen Digitalisierung und wie könnten nächste Schritte in diese Richtung aussehen?

Digitalisierung

Ist eigentlich klar, worum es dabei geht? Eher nicht, denken wir, denn bei all den Buzzwords die rund um Digitalisierung kursieren könnte es durchaus sein, dass wir alle von etwas anderem reden. Bevor wir also konkrete Beispiele diskutieren, möchten wir ein wenig Licht in das Begriffswirrwarr bringen – aus unserer eigenen, subjektiven Perspektive.

Digitalisierung im Arbeitskontext konzentriert sich unserer Meinung nach auf zwei Ebenen. Neben dinglichen Sachgütern und Dienstleistungen haben wir es vermehrt mit digitalen Gütern zu tun, die es vor Einführung des Computers schlichtweg nicht gab. Gemeint sind Medienprodukte wie Musik, Software, Telekommunikationsdienste aber auch Dienstleistungen elektronischer Marktplätze. Hype-Unternehmen wie Google, Uber oder Airbnb sind mit solch immateriellen Gütern groß geworden. Ihr Charme liegt in der fast grenzenlosen Kopierbarkeit, nachdem sie einmal initial hergestellt (programmiert) worden sind.

Für ein Unternehmen wie Kärcher, das sich auf die Produktion von Reinigungsgeräten spezialisiert hat, dürfte das zunächst keine hilfreiche Information sein[4]. Schließlich kann man aus der Scheuersaugmaschine Typ B40 nicht von heute auf morgen ein digitales Produkt machen – oder doch? Man kann – wenn man sein bestehendes Produkt „digital verlängert“. Im Falle der Reinigungsmaschine gelingt dies mit Sensoren, die nicht nur Störungen signalisieren sondern auch wann, wo und wie lange das Gerät im Einsatz ist. Zusätzlich zur Ware bietet Kärcher also Dienstleistungen an, die erst durch die fortschreitende Digitalisierung möglich geworden sind.

Auch in die andere Richtung lassen sich bislang analoge Leistungen digital verlängern. Wer den Frisörbesuch einige Tage im Voraus online bucht, hat zwar noch keine neue Frisur, erlebt diesen Service aber bereits als Teil der erbrachten Leistung. Bei der Digitalen Transformation geht es darum neue, digitale Produkte zu kreieren oder bestehende Produkte mit digitalen Aspekten anzureichern, um so zusätzliche Kaufanreize zu schaffen.

Die zweite Ebene, auf der Digitalisierung den Arbeitskontext beeinflusst, ist die Produktion. Die Frage lautet hier: Wie stark digital unterstützt ist der Herstellungsprozess der Sachgüter, Dienstleistungen und digitalen Güter? Rein digitale Produkte wie Googles Suchmaschine oder die Buchungsplattform Airbnb entstehen in überwiegend digitalen Herstellungsprozessen. Das erscheint logisch – stimmt aber nur zum Teil. Denn was Google, Uber und Airbnb eint ist ihr Hunger nach Softwareentwicklern, die die Algorithmen schreiben, aus denen letztlich digitale Produkte und Plattformen entstehen. Es verwundert nicht, dass Berufe der Informationstechnologie als zukunftssicher gelten – wie auch die bereits zitierte Studie von Brzeski und Burk bestätigt. Aber gute Entwickler sind Mangelware – und sie sind teuer. Der nächste logische Schritt sind daher Softwareprogramme, die selbst neue Software entwickeln. Derartige Ansätze gibt es bereits und man kann davon ausgehen, dass ihre Leistungsfähigkeit in den nächsten Jahren deutlich zunehmen wird[5].

Blickt man von der Produktion digitaler zur Herstellung materieller Güter, sind mit der Digitalisierung fast immer auch Roboter gemeint. Schlagzeilen machte 2016 der Taiwanesische Konzern Foxconn, der Elektronik- und Computerteile für Apple, Samsung und andere Unternehmen in seinen chinesischen Fabriken fertigen lässt. Meldungen zufolge hatte der Konzern allein in seiner Fabrik in Kushan 60.000 von 110.000 Arbeitern entlassen, um sie durch Roboter zu ersetzen[6]. Ein dingliches Produkt – wie zum Beispiel ein Smartphone – wird also von Maschinen hergestellt, die wiederum von Software gesteuert werden.

Die Digitalisierung der Fertigung kann aber auch anders aussehen, wie die Produktion der bereits erwähnten Scheuersaugmaschine B40 bei Kärcher beweist. Beim badischen Traditionsunternehmen bauen Menschen die Maschine zusammen – allerdings auf einer neuen, vollkommen vernetzten Fertigungslinie. Digitalisierung hat hier bislang nur den Job des Kommissionierers überflüssig gemacht, der früher alle erforderlichen Teile für jede individuell bestellte Scheuersaugmaschine zusammenstellte. Heute weiß das Produkt selbst, welche Funktionen es später haben soll und teilt dieses Wissen über Chips und Sensoren seiner Umwelt mit. An den Montageplätzen blinken die Materialfächer auf, aus denen Teile für genau diese Variante der Reinigungsmaschine entnommen und verbaut werden müssen.

Die komplette Umstellung auf Roboterproduktion hätte sich für die hochindividuellen Scheuersaugmaschinen im Geschäftskundenbereich nicht gerechnet – so Kärcher. Lediglich bei den Endverbraucherprodukten kommen Fertigungsroboter zum Einsatz.

Was Sinn macht

Digitale Transformation ist also kein Selbstzweck und nicht jedes Produkt und jede Dienstleistung eignet sich dafür gleichermaßen. Es lohnt sich genauer hinzuschauen und Fragen zu beantworten, die schon vor der Digitalen Revolution ihre Gültigkeit hatten:

Was wollen Menschen kaufen, und wofür sind sie bereit, Geld auszugeben?

Augenscheinlich geht es hier um das Produkt und um den Service, der mit dem Produkt verbunden ist. Wir sind anspruchsvoller geworden – haben uns daran gewöhnt immer und überall vergleichen, buchen und kaufen zu können. Für die allermeisten Waren und Dienstleistungen – im Consumer- wie im Geschäftskundenbereich – sind „digitale Verlängerungen“ daher heute essentiell. Selbst wer handgemachte Torten verkauft, wird sie auf Facebook oder im eigenen Onlineshop präsentieren, wenn der Weg zum Kunden nicht über traditionelle Handelswege führt. Produkte ohne digitale Spuren gibt es fast nicht mehr.

Ob es sich lohnt auch die Produktion zu digitalisieren, ist eine andere Frage. Und die hängt eng mit dem Produktversprechen zusammen. Um die Losgröße 1 profitabel zu produzieren, ist Digitalisierung unumgänglich. War in der klassischen Fabrik für die kosteneffiziente Massenproduktion noch entscheidend, dasselbe Ding möglichst häufig vom Band laufen zu lassen, gilt diese Regel in der digital optimierten Fabrik nicht mehr. Mass Customization  bedeutet, jedes Stück individuell und doch industriell fertigen zu können.

Also ist es nur eine Frage der Zeit, bis Algorithmen und Roboter überall leistungsfähig und billig genug sind, um die Produktion vollständig zu übernehmen? Vielleicht – einiges spricht dafür. Wenn künstliche Intelligenz von Google heute schon die besten Go Spieler der Welt schlägt[7] und IBMs Watson Computer in Japan medizinische Berichte von Ärzten liest, um die Auszahlung von Versicherungsleistungen zu  berechnen[8], fühlt man sich an das dritte Clarkesche Gesetz[9] erinnert. Der britische Physiker und Science-Fiction-Autor war der Meinung: „Jede hinreichend fortschrittliche Technologie ist von Magie nicht zu unterscheiden.“

Made by real Humans

Doch trotz oder wegen all der Digitalisierung sind auch Gegenströmungen vorstellbar. Vielleicht legen wir bald besonderen Wert auf Waren die von Menschen und nicht von Maschinen gefertigt wurden. Was, wenn uns dieser „Nachteil“ etwas wert ist – wenn wir bereit sind, für das Label „made by real Humans“ ein paar Cent mehr zu zahlen?

Obwohl automatisiert wird was das Zeug hält, spricht einiges für die Koexistenz von Mensch und Maschine am Arbeitsplatz. Doch diese Arbeitsplätze müssen neu gedacht werden, damit wir das tun können, was wir als Menschen besonders gut können. Kontexte erkennen, Sinn zuschreiben, verstehen. Dabei sollte uns die Maschine optimal unterstützen und uns Dinge abnehmen, die sie besser kann als wir.

Digitale Service Prozesse

Genau diese Hybridwelt der Service-Prozesse interessiert und besonders. Sie machen das Erstellen der Waren und Dienstleistungen überhaupt erst möglich. Wenn wir Produktentwicklung, Verwaltung, Personalwesen oder den Einkauf in Unternehmen analysieren, stellen wir fest, dass diese Bereiche trotzt fortschreitender Digitalisierung noch erstaunlich un-digital organisiert sind. Natürlich sind wir umgeben von digitalen Werkzeugen. Im Kern aber ersetzt der PC noch immer die Schreibmaschine und E-Mail die Hauspost. An den Prozessen selbst hat sich meist nicht viel geändert.

Wir vermuten, dass Vollautomation für viele Service-Prozesse nicht das Allheilmittel sein wird. Oft sind sie (noch?) zu variantenreich. Trotzdem muss ein Wandel erfolgen vom traditionellen Arbeiten mit digitalen Werkzeugen hin zu echten digitalen Prozessen. Der Mensch wird hier nicht länger als flexible Schnittstelle benötigt, der Medienbrüche zwischen IT-Systemen per Copy-and-Paste kaschiert sondern als mündiger und flexibler Wissensarbeiter, der für seine Aufgaben die erforderlichen Informationen zum richtigen Zeitpunkt im richtigen Kontext erhält.

Wir beschäftigen uns damit, wie diese neuen Arbeitsplätze aussehen, welche digitalen Werkzeuge eingesetzt werden und wie Menschen heute in und mit digitalisierten Prozessen arbeiten.

 

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[1] Brzeski, C./Burk, I.: “Die Roboter kommen“, unter: https://www.ing-diba.de/pdf/ueber-uns/presse/publikationen/ing-diba-economic-research-die-roboter-kommen.pdf (abgerufen am 05.04.17)

[2] brandeins, Heft 03 (2017)

[3] „So viele reguläre Jobs gab’s noch nie“, unter: http://www.spiegel.de/wirtschaft/soziales/arbeitsmarktprognose-2017-so-viele-regulaere-jobs-gab-es-noch-nie-a-1140311.html (abgerufen am 05.04.17)

[4] Koch, C.: „Maßschneiderei in der Fabrik“, in: brandeins Heft 03 (2017), S. 58-63

[5] „KI-Software von Google lernt KI-Software zu schreiben“, in: http://t3n.de/news/ki-ai-software-787665/ (abgerufen am 05.04.2017)

[6] „Rise oft he robots“, in: South China Morning Post Online unter:  http://www.scmp.com/news/china/economy/article/1949918/rise-robots-60000-workers-culled-just-one-factory-chinas (abgerufen am 05.04.2017)

[7] „Meilenstein – Computer schlägt Champion im Spiel Go“, unter: https://www.welt.de/wissenschaft/article151569809/Meilenstein-Computer-schlaegt-Champion-im-Spiel-Go.html (abgerufen am 05.05.2017)

[8] Welter, P.: „Versicherer ersetzt zahlreiche Mitarbeiter durch künstliche Intelligenz“ in FAZ Online unter: http://www.faz.net/aktuell/wirtschaft/japan-versicherer-ersetzt-mitarbeiter-durch-ki-ibm-watson-14605854.html (abgerufen am 05.05.2017)

[9] https://de.wikipedia.org/wiki/Clarkesche_Gesetze

Wenn große IT-Projekte fertig werden, sind alle erleichtert. Und gehen schnell wieder zur Tagesordnung über. Wer mit etwas Abstand das Erreichte reflektiert, kann aus den Erfahrungen nachhaltig lernen. Was lief gut? Was kann man besser machen? In einem Lessons Learned Workshop haben wir diese Fragen gemeinsam mit unseren Projektpartnern diskutiert. Herausgekommen sind spannende Erkenntnisse, wie ein erfolgreiches BPM-Projekt noch besser werden kann.

 

Die Aufgabe: Ein BPM-System für Naturschützer

Naturschutz-Experten der Deutschen Bahn ein IT-System an die Hand geben, mit dem sie Kompensationsverpflichtungen qualitätsgesichert managen können. Das war die Aufgabe, die das Projektteam aus econauten, DB Umwelt, DB Systel und Ancud IT zu lösen hatte. Seit dem Frühjahr 2016 nutzt die Deutsche Bahn dafür //FINK – das FachInformationssystem Naturschutz und Kompensation. Die webbasierte Fachanwendung setzt im Kern auf das Business Process Management System der Firma Camunda und verarbeitet Geschäftsregeln mithilfe einer Rules Engine.

 

Technologie richtig und effizient nutzen

Waren diese Technologieentscheidungen rückblickend richtig? Die einhellige Meinung der Beteiligten lautet: “Ja!” Denn das Auslagern von Logik in technisch ausführbare Prozesse hat die Qualitätssicherung der naturschutzfachlichen Arbeit deutlich vereinfacht. Beim Projektreview wurde deutlich, dass man hier sogar noch weiter gehen kann. Funktionen, die in der ersten Version FINK manuell ausprogrammiert wurden, könnten perspektivisch auch als Prozesse im BPMS abgebildet werden. Die langfristige Erfolgsformel lautet: “Ähnliche Funktionsprinzipien erkennen und möglichst oft wiederholen”.

Eine Richtungsänderung zeichnet sich beim Verarbeiten von Geschäftsregeln ab. In FINK werden sie genutzt, um die Qualität naturschutzfachlicher Daten automatisch zu überwachen. Beschrieben sind sie aktuell in der domainspezifischen Sprache DRL, die nicht ohne weiteres von Fachabteilungen verstanden wird. Attraktiv erscheint daher ein Wechsel auf den OMG-Standard DMN zur Entscheidungsmodellierung. DMN Entscheidungstabellen sind auch für die Fachabteilung gut verständlich und können im verwendeten BPMS direkt ausgeführt werden.

 

Benutzeroberfläche im Responsive Design

Mit der Entscheidung für eine komplett browserbasierte Benutzeroberfläche wurden schon im ersten FINK-Release die Weichen richtig gestellt. Aus heutiger Sicht könnten die Masken jedoch noch weiter “entschlackt” werden. Kleinere Informationsmengen lassen sich vom Nutzer schneller erfassen und können schneller auf dem Bildschirm angezeigt werden. Zunehmend gewinnt auch das Thema Responsive Design an Bedeutung. FINK sollte mittelfristig auf Endgeräten unterschiedlicher Bildschirmauflösung – also auch auf Tablets und Smartphones – nutzbar sein.

 

Integrierende Kommunikation und stabile Teams

Wie in allen größeren Projekten haben Kommunikation und Projektmanagement entscheidenden Einfluss auf den Projekterfolg. Bewährt hat sich bei Planung, Konzeption und Entwicklung ein agiles, iteratives Vorgehen – orientiert an der Methode SCRUM. Für erfolgskritisch halten die Projektbeteiligten die frühzeitig Zuordnung der Rolle Process Owner. Sie übernimmt für konkrete Prozesse fachlich die Verantwortung und sollte intensiv an der Modellierung beteiligt sein.

Als verbesserungswürdig wurde die Stabilität des Entwicklungsteams eingeschätzt. Mit konstanter Teamgröße und weniger personeller Fluktuation hätte die Effizienz noch gesteigert werden können.

 

Refactoring von Anfang an

Moderne IT-Anwendungen sind flexibel und können an veränderte Rahmenbedingungen kontinuierlich angepasst werden. Diesem Leitmotiv sieht sich das FINK Team verpflichtet und hat sich konsequent für Business Process Management entschieden. Zukünftig will das Projektteam Refactoring Aufwände noch früher einplanen und von Anfang an auf optimale Wartbarkeit der Anwendung achten.

 

Wenn ein großes IT-Projekt fertig wird, sind alle erleichtert. Aber die Wahrheit lautet: Es ist nicht fertig. Es erreicht lediglich den nächsten Reifegrad und muss kontinuierlich weiterentwickelt werden.

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Beschäftigen auch Sie sich mit dem Digitalen Wandel? Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie sie mit automatisierten Prozessen, Fall- und Entscheidungsmanagement die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe steigern?

Dann //sprechen Sie uns an.

Prozesse für mehr Wertschöpfung umgestalten, Arbeit neu denken und mit BPM Business Transformation vorantreiben. Das waren die großen Themen vom 16. – 17.03. auf dem Gartner BPM Summit 2016 in London. Die renommierten Analysten präsentierten eindrucksvoll womit es Entscheider heute zu tun haben. IT durchdringt immer mehr Bereiche der Geschäftstätigkeit und wird für viele zum Schlüssel für erfolgreiches Wachstum. Digitale Transformation lautet das Schlagwort hinter dem sich die Geschäftsmodelle der Zukunft verbergen. Unternehmen ergänzen ihre etablierten Produktlinien durch digitale Services. Der Kunde wird zum Partner auf Augenhöhe in einem Ecosystem zusammen mit Lieferanten und vernetzten Objekten. Das Internet der Dinge (IoT) ist technisch schon längst Realität. Von den neuen Möglichkeiten profitiert, wer Geschäftsmodelle schnell testen und skalieren kann.

Ingo Rau von den econauten war als Speaker auf dem Gartner BPM Summit eingeladen, um zusammen mit seinem Kollegen Henry Hübler von der Deutschen Bahn das //Projekt FINK zu präsentieren. Aus erster Hand erfuhren die Teilnehmer, wie man ein BPM Projekt erfolgreich umsetzt und wie wichtig dabei die Rolle des Product Owner Proxy ist. In agilen Projekten verstärkt er als externer Experte für Prozessanalyse und Anforderungsmanagement den Auftraggeber. Der Vorteil: Fachliche Anforderungen werden schneller und präziser in Userstories übersetzt. Entwicklerteams wissen genau, was der Kunde will und es kommt nicht zu kostspieligen Nacharbeiten. Gartner würdigte den Erfolg des BPM Projekts für die Deutsche Bahn und zeigte durch Aufnahme der Case Study in die diesjährige Agenda, dass BPM Initiativen bei Auswahl der richtigen Teams und Methoden erfolgreich sind.

Sprechen Sie uns an, wenn auch Ihr Unternehmen vor digitalen Veränderungen steht. Profitieren Sie von unserer Erfahrung BPM Projekte zu planen und erfolgreich umzusetzen. Tel. +49 30 555 106 62 / E-Mail kontakt@econauten.de

Wir freuen uns: FINK – das FachInformationssystem Naturschutz und Kompensation der Deutschen Bahn – hat Ende Februar offiziell das Nest verlassen und seinen regulären Betrieb aufgenommen . Die econauten, verantwortlich für das Anforderungsmanagement im Projekt und Product-Owner-“Proxy” der DB Umwelt, sind stolz zum Erfolg dieses zukunftsweisenden IT-Systems beigetragen zu haben.

Erfahren Sie mehr in unserem //Projektbeispiel FINK.

Beim Bau oder Betrieb von Bahnanlagen versucht die DB Eingriffe in die Natur zu vermeiden. Ist dies nicht möglich, schafft sie einen entsprechenden Ausgleich oder lässt neue Lebensräume an anderer Stelle entstehen. FINK bündelt diese Daten im DB Konzern und berichtet digital ans Eisenbahn-Bundesamt.

Die webbasierte Anwendung FINK entstand unter hohem Zeit- und Qualitätsdruck. Sie beweist, dass mit agilen Methoden auch in großen Konzernen Enterprise-Software auf Basis von Open Source möglich ist. Wir möchten uns an dieser Stelle beim großartigen Team und unseren tollen Partnern bedanken:

DB Umwelt – Naturschutzfachlicher Auftraggeber
DB Systel – Projektleitung und Betrieb
Ancud IT – Softwareentwicklung
Camunda BPM – Business Process Management System

Lesen Sie auch die Case-Study Camunda BPM bei der Deutschen Bahn.

Wenn Sie mehr über digitale Transformation, Anforderungsmanagement und das Zusammenspiel von BPM und DMN erfahren möchten, //sprechen Sie uns an.

Wer heute eine neue Lebensversicherung abschließt, hat sehr wahrscheinlich schon mit BPMN und DMN zu tun gehabt – auch wenn die Abkürzungen nur wenigen bekannt sein dürften. Business Process Management (BPM) wabert bereits seit Jahren als Begriff durch die IT-Szene und bietet viel Raum für Interpretation. Denn Geschäftsprozess Management ist letztlich fast alles, womit sich Unternehmen und der Öffentliche Sektor beschäftigen.

Mit BPMN 2.0 (Business Process Model and Notation) verhält es sich anders. Der von der //OMG entwickelte Notationsstandard hilft uns als Analysten und Experten für das Anforderungsmanagement Abläufe standardisiert und verständlich zu beschreiben und er verkürzt den Weg zur Softwareentwicklung dramatisch. Denn moderne Business Process Management Systeme (BPMS) können in BPMN 2.0 modellierte Prozesse direkt ausführen. Kombiniert man diese Fähigkeiten mit einer Komponente zum regelbasierten Fällen von Entscheidungen, hat man ein mächtiges Werkzeug zur Hand, mit dem sich nicht nur Versicherungsprodukte passgenau berechnen lassen. Dass die OMG jetzt mit //DMN einen neuen Standard zur Modellierung von Entscheidungen vorlegt zeigt, wie aktuell das Thema ist.

In unserem Fachvortrag auf der diesjährigen //BPMCon konnten wir am Beispiel des Projekts FINK für die Deutsche Bahn AG zeigen, dass sich durch Kombination eines Business Process Management Systems mit einer Rules Engine sehr flexible Möglichkeiten zur qualitätsgesicherten Datenerfassung eröffnen. Im konkreten Projekt müssen Fachplaner naturschutzfachliche Daten in ein Expertensystem eingeben, aus dem jährlich ein Bericht für das Eisenbahn-Bundesamt erstellt wird. Entscheidend dabei: Die Daten entstehen erst sukzessive im Planungsprozess und können nicht zu einem Zeitpunkt vollständig eingegeben werden. Die Qualitätsprüfung erfolgt daher nicht direkt auf der Eingabemaske sondern kontextabhängig durch einen automatisierten Geschäftsprozess. Die Regelengine stellt sicher, dass nur geprüfte Daten das Haus verlassen.

Während für Versicherungen vor allem die Dunkelverarbeitung – also die Berechnung im Hintergrund – von Interesse ist, zeigt das DB Beispiel: Auch Prozesse mit viel Benutzerinteraktion können durch die Kombination von BPMN und Decision Management auf ein neues Niveau gehoben werden. Hier unterstützt Automation den Mitarbeiter bei der Entscheidungsfindung.

Gemeinsam mit Henry Hübler (DB Systel GmbH) präsentierte Ingo Rau am 18.09.15 auf der BPMCon unsere Erfahrungen bei der Einführung von BPM in einem Projekt für das Umweltmanagement der Deutschen Bahn AG. Um die jährliche Berichtspflicht zu allen Maßnahmen des Naturschutzes der Deutschen Bahn optimal erfüllen zu können, wurde eine IT-Lösung zur Anbindung des Eisenbahnbundesamtes entwickelt. Dabei wurde ein bislang papierbasierter und nicht weiter dokumentierter Geschäftsprozess durch einen automatisierten Prozess mit Camunda BPM abgelöst.

Worum es sonst noch ging auf der BPMCon erfahren Sie hier in der //Agenda.

Im Rahmen der Informatik 2015 – Jahrestagung der Gesellschaft für Informatik – diskutieren wir am 29.09.15 unsere Erfahrungen mit BPM beim Austausch von Umweltinformationen zwischen Deutscher Bahn AG und Eisenbahn-Bundesamt. Der Workshop “BPM im öffentlichen Sektor” – organisiert von Prof. Dr. Konrad Walser (Wirtschaftsinformatik und E-Government – Fachhochschule Bern), Prof. Dr. André Göbel (Verwaltungsmanagement und Wirtschaftsförderung – Hochschule Harz) und Prof. Dr. Dagmar Lück-Schneider (Verwaltungsinformatik – Hochschule für Wirtschaft und Recht Berlin) will den Dialog fördern zwischen Akteuren aus Forschung und Praxis im Bereich Geschäftsprozessmanagement des Öffentlichen Sektors.

BPM bietet große Chancen, kommt aber im Öffentlichen Sektor nur langsam voran. Bietet der Modellierungsstandard BPMN 2.0 bereits alle Werkzeuge, um Verwaltungsprozesse eindeutig und standardisiert zu beschreiben oder bedarf es proprietärer Modellierungsprachen? Wie müssen BPM-Projekte strukturiert sein, damit Verwaltungen als kollaborative (und damit prozessorientierte) Institutionen eines Staatssystems zusammenarbeiten ohne an siloorientierten Zuständigkeiten der Verwaltungsorganisation zu scheitern? Diese und ähnliche Fragestellungen sind Gegenstand der aktuellen wissenschaftlichen Diskussion zu BPM im öffentlichen Sektor.

Als Experten für die Analyse und Abbildung von Geschäftsprozessen in IT-Systemen werden wir beim Workshop praktische Erkenntnisse in die Diskussion mit einbringen. Unsere These: Viele Faktoren für Erfolg oder Misserfolg von BPM-Projekten sind universell. Hier sind Best-Practice-Ansätze möglich und Erfahrungen aus Projekten der freien Wirtschaft können sinnvoll auch auf E-Government Projekte übertragen werden. Doch die Analogie hat Grenzen. Wer Verwaltungsprozesse ausschließlich als zu optimierende Dienstleistung versteht, verliert den Blick auf die eigentliche Aufgabe: Die Abbildung von Konzepten – die auf rechtlich-politischer Ebene entwickelt wurden – in rechtskonformes, alltagstaugliches Handeln. Nur wer die organisatorischen Rahmenbedingungen versteht, wird sinnvolle Empfehlungen zur technischen und semantischen Interoperabilität bis hin zur automatisierten Ausführung von Prozessen liefern können. Einmal mehr bewegen wir uns also im Spannungsfeld zwischen fachlich getriebenen Anforderungen und deren IT-technischer Umsetzung – und damit dem Kern unserer Aktiväten als Lotsen in IT-Projekten. Wir sind gespannt!

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Mit frischem Design und neuen Inhalten präsentieren wir Ihnen unser bewährtes Leistungsangebot: Wir lotsen Sie durch Ihre IT Projekte, vom Projektstart bis zum Go-Live. Das Bild der Schiffslotsen scheint uns sehr treffend. Es macht deutlich, wie wir mit unserer langjährigen Erfahrung und unserem gebündelten Know-how unsere Kunden dabei unterstützen, sicher – auch durch schwierige Projekte – zu navigieren.

Wir hoffen, auch Ihnen gefällt der neue Auftritt!

Für die Unterstützung bei der Konzeption und Gestaltung bedanken wir uns bei der Agentur Graco und bei Philipp Kühnel für die Programmierung.