Wenn große IT-Projekte fertig werden, sind alle erleichtert. Und gehen schnell wieder zur Tagesordnung über. Wer mit etwas Abstand das Erreichte reflektiert, kann aus den Erfahrungen nachhaltig lernen. Was lief gut? Was kann man besser machen? In einem Lessons Learned Workshop haben wir diese Fragen gemeinsam mit unseren Projektpartnern diskutiert. Herausgekommen sind spannende Erkenntnisse, wie ein erfolgreiches BPM-Projekt noch besser werden kann.
Naturschutz-Experten der Deutschen Bahn ein IT-System an die Hand geben, mit dem sie Kompensationsverpflichtungen qualitätsgesichert managen können. Das war die Aufgabe, die das Projektteam aus econauten, DB Umwelt, DB Systel und Ancud IT zu lösen hatte. Seit dem Frühjahr 2016 nutzt die Deutsche Bahn dafür //FINK – das FachInformationssystem Naturschutz und Kompensation. Die webbasierte Fachanwendung setzt im Kern auf das Business Process Management System der Firma Camunda und verarbeitet Geschäftsregeln mithilfe einer Rules Engine.
Waren diese Technologieentscheidungen rückblickend richtig? Die einhellige Meinung der Beteiligten lautet: “Ja!” Denn das Auslagern von Logik in technisch ausführbare Prozesse hat die Qualitätssicherung der naturschutzfachlichen Arbeit deutlich vereinfacht. Beim Projektreview wurde deutlich, dass man hier sogar noch weiter gehen kann. Funktionen, die in der ersten Version FINK manuell ausprogrammiert wurden, könnten perspektivisch auch als Prozesse im BPMS abgebildet werden. Die langfristige Erfolgsformel lautet: “Ähnliche Funktionsprinzipien erkennen und möglichst oft wiederholen”.
Eine Richtungsänderung zeichnet sich beim Verarbeiten von Geschäftsregeln ab. In FINK werden sie genutzt, um die Qualität naturschutzfachlicher Daten automatisch zu überwachen. Beschrieben sind sie aktuell in der domainspezifischen Sprache DRL, die nicht ohne weiteres von Fachabteilungen verstanden wird. Attraktiv erscheint daher ein Wechsel auf den OMG-Standard DMN zur Entscheidungsmodellierung. DMN Entscheidungstabellen sind auch für die Fachabteilung gut verständlich und können im verwendeten BPMS direkt ausgeführt werden.
Mit der Entscheidung für eine komplett browserbasierte Benutzeroberfläche wurden schon im ersten FINK-Release die Weichen richtig gestellt. Aus heutiger Sicht könnten die Masken jedoch noch weiter “entschlackt” werden. Kleinere Informationsmengen lassen sich vom Nutzer schneller erfassen und können schneller auf dem Bildschirm angezeigt werden. Zunehmend gewinnt auch das Thema Responsive Design an Bedeutung. FINK sollte mittelfristig auf Endgeräten unterschiedlicher Bildschirmauflösung – also auch auf Tablets und Smartphones – nutzbar sein.
Wie in allen größeren Projekten haben Kommunikation und Projektmanagement entscheidenden Einfluss auf den Projekterfolg. Bewährt hat sich bei Planung, Konzeption und Entwicklung ein agiles, iteratives Vorgehen – orientiert an der Methode SCRUM. Für erfolgskritisch halten die Projektbeteiligten die frühzeitig Zuordnung der Rolle Process Owner. Sie übernimmt für konkrete Prozesse fachlich die Verantwortung und sollte intensiv an der Modellierung beteiligt sein.
Als verbesserungswürdig wurde die Stabilität des Entwicklungsteams eingeschätzt. Mit konstanter Teamgröße und weniger personeller Fluktuation hätte die Effizienz noch gesteigert werden können.
Moderne IT-Anwendungen sind flexibel und können an veränderte Rahmenbedingungen kontinuierlich angepasst werden. Diesem Leitmotiv sieht sich das FINK Team verpflichtet und hat sich konsequent für Business Process Management entschieden. Zukünftig will das Projektteam Refactoring Aufwände noch früher einplanen und von Anfang an auf optimale Wartbarkeit der Anwendung achten.
Wenn ein großes IT-Projekt fertig wird, sind alle erleichtert. Aber die Wahrheit lautet: Es ist nicht fertig. Es erreicht lediglich den nächsten Reifegrad und muss kontinuierlich weiterentwickelt werden.
—
Beschäftigen auch Sie sich mit dem Digitalen Wandel? Wollen Sie mehr darüber erfahren, wie sie mit automatisierten Prozessen, Fall- und Entscheidungsmanagement die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe steigern?
Dann //sprechen Sie uns an.